Diferența între PFA și SRL la cheltuielile deductibile
Principiul de bază este identic pentru orice formă de organizare: o cheltuială se deduce dacă este legată de activitatea desfășurată și dacă este susținută de documente. Ce diferă este temeiul legal și forma de evidență.
La PFA se aplică regulile privind activitățile independente, iar evidența se ține prin registru de încasări și plăți, o formă simplificată față de contabilitatea în partidă dublă. La SRL se aplică regulile privind impozitul pe profit, cu o evidență contabilă completă. În ambele cazuri, cheltuielile nedeductibile se adaugă înapoi la calculul bazei impozabile.
Cheltuieli deduse integral
Aceste categorii se deduc integral, atât la PFA cât și la SRL, dacă sunt susținute de documente pe numele titularului activității și legate direct de aceasta.
- Chiria pentru spațiul de activitateDacă spațiul este folosit exclusiv pentru activitate, nu și ca locuință.
- Utilitățile spațiului de activitateElectricitate, apă, încălzire, internet, pentru spațiul folosit exclusiv profesional.
- Materiale consumabilePapetărie, materiale folosite direct în prestarea activității.
- Servicii de contabilitateOnorariul contabilului sau al firmei de contabilitate.
- Abonamente software folosite în activitatePrograme de facturare, gestiune, comunicare, cu factură pe numele PFA sau al firmei.
- Contribuții sociale obligatorii ale PFACAS și CASS datorate, în limitele și condițiile stabilite pentru activitatea independentă.
- Salariile angajațilorÎmpreună cu contribuțiile aferente, pentru personalul angajat de firmă.
- Servicii juridice legate de activitateConsultanță pentru contracte comerciale, litigii legate de activitate.
- Publicitate și marketingCampanii online, materiale promoționale, susținute de contract și factură.
- Comisioane bancare aferente contului de activitatePentru contul folosit exclusiv pentru încasările și plățile activității.
Cheltuieli deduse parțial
Aceste categorii se deduc doar proporțional, fie prin procent fix stabilit de lege, fie prin proporție calculată de firmă și susținută de dovezi.
- Cheltuieli cu vehiculul50 sau 100 la sută, în funcție de tipul vehiculului și de dovada utilizării economice.
- Spațiu folosit mixt, locuință și activitateSe deduce doar partea proporțională cu suprafața sau cu timpul alocat activității.
- Telefon și internet folosite mixtDeducere proporțională, dacă abonamentul nu este dedicat exclusiv activității.
- ProtocolCheltuielile de protocol se deduc în limitele procentuale stabilite de lege, peste care devin nedeductibile.
- SponsorizăriDeductibile în limitele legale, ca reducere de impozit sau cheltuială, peste plafon nedeductibile.
- Amortizarea autoturismuluiPlafonată la 1.500 lei pe lună pentru vehiculele obișnuite din categoria M1.
Cheltuieli care nu se deduc niciodată
- Cheltuieli personale, fără legătură cu activitateaVacanțe, cumpărături personale, cheltuieli casnice fără legătură cu spațiul de activitate.
- Amenzi și penalitățiContravențiile și penalitățile de orice fel rămân nedeductibile.
- Cheltuieli fără documente justificativeSumele plătite fără factură, bon fiscal sau contract corespunzător.
- Cheltuieli facturate pe altă persoanăDocumente emise pe numele administratorului sau al unei terțe persoane, nu pe PFA sau pe firmă.
- Partea nedeductibilă din cheltuielile autoJumătatea din cheltuielile cu vehiculul care depășește procentul deductibil aplicabil.
- Sponsorizări peste limitele legaleSumele care depășesc plafonul stabilit prin lege pentru acest tip de cheltuială.
Tabel comparativ: PFA față de SRL
| PFA | SRL | |
|---|---|---|
| Bază de impozitare | Venit net anual din activități independente | Profit impozabil |
| Evidență contabilă | Registru de încasări și plăți | Contabilitate în partidă dublă |
| Regula pentru mașină | 50 sau 100 la sută, art. 68 | 50 sau 100 la sută, art. 25 |
| Amortizare mijloace fixe | Da, dacă bunul este în patrimoniul afacerii | Da, pentru bunurile din patrimoniul firmei |
| Angajați | Poate avea angajați, cu regulile salariale aferente | Poate avea angajați, cu regulile salariale aferente |
| Registru unic de control | Obligatoriu, conform Legii 252/2003 | Obligatoriu, conform Legii 252/2003 |
Partea auto în detaliu
Cheltuielile cu vehiculul rămân cea mai des greșită categorie, atât la PFA cât și la SRL, pentru că regula depinde de dovezi, nu doar de existența facturii.
| Cheltuială auto | Procent uzual | Ce dovedește procentul de 100 la sută |
|---|---|---|
| Combustibil | 50 sau 100 la sută | Foaie de parcurs, norma proprie de consum |
| Revizii și reparații | 50 sau 100 la sută | Factură pe numele PFA sau al firmei |
| Asigurare RCA și CASCO | 50 sau 100 la sută | Poliță pe vehiculul folosit în activitate |
| Amortizare | Plafon lunar separat | Vezi ghidul de amortizare autoturism |
| TVA aferentă, dacă e cazul | 50 sau 100 la sută | Aceleași excepții ca la cheltuieli |
Pentru explicația completă a regulii de 50 la sută, a excepțiilor care duc la 100 la sută și a documentelor cerute, vezi ghidul dedicat deductibilității cheltuielilor auto. Dacă vehiculul este al unui asociat sau al titularului PFA, folosit pe bază de foaie de parcurs constantă, dovada utilizării economice este cea care face diferența între 50 și 100 la sută.
Ce documente trebuie păstrate
- Facturile și bonurile fiscale, pe numele PFA sau al firmei, pentru fiecare cheltuială dedusă.
- Contractele aferente, de exemplu de închiriere, de comodat pentru vehicul sau de prestări servicii.
- Foile de parcurs, pentru cheltuielile cu vehiculul, cu traseul, scopul și kilometrii parcurși.
- Dovezile de plată, extrase de cont sau chitanțe, care confirmă efectuarea cheltuielii.
- Registrul unic de control, obligatoriu pentru PFA și pentru SRL, pentru fiecare punct de lucru.
Toate aceste documente se păstrează 5 ani de la încheierea exercițiului financiar la care se referă. Pentru decontarea deplasărilor efectuate de administrator sau de angajați, vezi și ghidul despre decontul de cheltuieli, iar pentru ce se verifică efectiv la un control, ghidul despre documentele cerute la controlul ANAF.
Greșeli frecvente
- Se deduc cheltuieli personale amestecate cu cele de activitate, fără o separare clară pe documente.
- Lipsesc contractele pentru bunurile folosite în activitate, dar deținute personal de titular, de exemplu un vehicul sau un spațiu.
- Se deduce integral o cheltuială mixtă, deși ar trebui proporționată între activitate și uz personal.
- Se pierd documentele înainte de expirarea termenului legal de păstrare.
- Se confundă limita pentru cheltuieli cu limita pentru TVA, la partea auto.
- Registrul unic de control nu este achiziționat la timp, deși este obligatoriu atât pentru PFA cât și pentru SRL.
Această listă este orientativă și acoperă situațiile frecvente întâlnite de firme și PFA. Încadrarea exactă a unei cheltuieli concrete, mai ales pentru cazurile mixte, se stabilește împreună cu contabilul, înainte de a o înregistra ca deductibilă.
Întrebări frecvente
Care este diferența între cheltuielile deductibile la PFA și la SRL?
Principiile sunt asemănătoare, cheltuiala trebuie să fie legată de activitate și susținută de documente, dar temeiul legal diferă: la PFA se aplică regulile privind activitățile independente, la SRL cele privind impozitul pe profit. În plus, PFA nu ține contabilitate în partidă dublă completă, ci un registru de încasări și plăți, ceea ce simplifică evidența, dar nu schimbă regulile de deducere.
Ce cheltuieli se deduc integral la un PFA?
Cele legate direct și exclusiv de activitatea desfășurată, susținute cu documente pe numele PFA: chiria unui spațiu folosit doar pentru activitate, utilitățile aferente acelui spațiu, materialele consumabile, serviciile de contabilitate, abonamentele software folosite în activitate și contribuțiile obligatorii datorate de PFA.
Ce cheltuieli se deduc doar parțial?
Cel mai cunoscut exemplu este cheltuiala cu vehiculul, limitată de regulă la 50 la sută, dacă mașina nu este folosită exclusiv în activitate. Un alt exemplu frecvent sunt cheltuielile cu un spațiu folosit atât ca locuință, cât și ca sediu de activitate, unde se deduce doar partea proporțională cu suprafața sau cu timpul alocat activității.
Ce cheltuieli nu se deduc niciodată?
Cheltuielile personale fără nicio legătură cu activitatea, amenzile și penalitățile, sponsorizările peste limitele legale, cheltuielile fără documente justificative și cele plătite în numele altei persoane decât titularul PFA sau firma. Aceste categorii rămân nedeductibile indiferent de cât de bine sunt documentate.
Ce documente trebuie păstrate pentru cheltuielile deductibile?
Factura sau bonul fiscal, dovada plății, contractul aferent atunci când există, de exemplu de închiriere sau de comodat pentru mașină, și, pentru cheltuielile cu vehiculul, foaia de parcurs. Documentele justificative se păstrează 5 ani de la încheierea exercițiului financiar la care se referă.
Cheltuielile cu mașina personală folosită la PFA sunt deductibile?
Da, dacă există un document care arată dreptul PFA de a folosi vehiculul, de exemplu un contract de comodat, și dacă cheltuielile sunt susținute cu facturi sau bonuri pe numele PFA. Se aplică aceeași regulă de 50 sau 100 la sută ca la orice altă firmă, în funcție de utilizarea dovedită a mașinii.
Un SRL poate deduce integral cheltuielile cu combustibilul?
Doar dacă vehiculul se încadrează la una dintre excepțiile legale sau dacă firma dovedește utilizarea exclusiv economică, de regulă prin foaie de parcurs completată constant. În lipsa acestei dovezi, se aplică limita generală de 50 la sută, la fel ca la PFA.
Cheltuielile cu telefonul și internetul sunt deductibile integral?
Dacă abonamentul este pe numele PFA sau al firmei și este folosit predominant în activitate, se deduce integral. Dacă același telefon este folosit și în scop personal, mulți contabili recomandă o deducere parțială, proporțională cu utilizarea reală, pentru a evita contestarea la control.
Cum se ține evidența contabilă la un PFA?
Prin registrul de încasări și plăți și, dacă este cazul, registrul inventar, forme simplificate față de contabilitatea în partidă dublă a unui SRL. Toate încasările și plățile legate de activitate se înregistrează cronologic, iar documentele justificative se atașează sau se arhivează separat, pe perioada de păstrare legală.
Ce se întâmplă dacă o cheltuială nu are documente justificative?
Nu poate fi dedusă. La un control, ANAF elimină din calcul orice cheltuială fără document corespunzător, chiar dacă suma a fost plătită efectiv, iar acest lucru duce la impozit suplimentar de plată, plus dobânzi și penalități de întârziere.
Ce cheltuieli se pot deduce pe PFA?
Se pot deduce cheltuielile efectuate în scopul realizării venitului și justificate cu documente: combustibil, service și piese, asigurări, amortizare sau rate de leasing, taxe de drum și parcare, în limitele prevăzute de lege pentru vehicule. Pentru un vehicul folosit mixt se aplică limitarea generală, iar pentru unul folosit exclusiv în activitate deducerea poate fi integrală, dacă utilizarea este dovedită cu foi de parcurs și documente interne.
Există o listă oficială cu toate cheltuielile deductibile?
Nu există un singur document care să enumere exhaustiv fiecare tip de cheltuială. Regulile generale se găsesc în Codul fiscal, iar aplicarea lor concretă, pentru fiecare tip de cheltuială, se stabilește împreună cu contabilul, pornind de la principiile de mai jos.