Cei 8 pași de completare
- Completează antetul. Trece denumirea firmei, codul de identificare fiscală, numărul de înmatriculare, marca și categoria vehiculului, numele conducătorului auto și perioada acoperită de document.
- Trece norma proprie de consum. Scrie norma proprie de consum în litri la 100 de kilometri, stabilită prin decizie internă a firmei pornind de la consumul omologat al vehiculului.
- Notează data și orele fiecărei curse. Pentru fiecare deplasare completează data, ora de plecare și ora de sosire. Orele fac traseul verificabil și previn suprapunerile imposibile.
- Scrie traseul și scopul concret. Trece localitatea de plecare, destinația și motivul economic concret al deplasării, de exemplu livrare către un client cu numărul comenzii, nu formulări generice.
- Completează kilometrajul. Notează indicația contorului la plecare și la sosire. Kilometrajul de sosire din fiecare zi trebuie să fie identic cu cel de plecare din cursa următoare.
- Calculează kilometrii și consumul normat. Scade kilometrajul de plecare din cel de sosire pentru a obține kilometrii parcurși, apoi înmulțește rezultatul cu norma proprie de consum împărțită la 100.
- Înregistrează alimentările. Trece data, cantitatea alimentată și numărul bonului fiscal sau al facturii, ca să existe corespondență între documentele de alimentare și traseele efectuate.
- Totalizează și semnează. Adună kilometrii, consumul normat și cantitățile alimentate pentru perioada respectivă, apoi semnează documentul ca întocmitor și obține aprobarea persoanei responsabile.
Dacă vrei structura gata pregătită, descarcă modelul de foaie de parcurs. Varianta Excel face automat pașii 6 și 8.
Cum scrii scopul deplasării
Aceasta este rubrica pe care inspectorii o citesc prima. O descriere generică transformă un document corect din punct de vedere aritmetic în document fără valoare probatorie.
| Formulare slabă | Formulare care rezistă |
|---|---|
| Deplasare în interes de serviciu | Livrare marfă către SC Client SRL, comanda 4412 |
| Diverse | Ridicare piese de schimb de la furnizor, factura 128 din 02.09.2026 |
| Teren | Măsurători la punctul de lucru Otopeni, contract 77 din 2026 |
| Oraș | Depunere documente la administrația financiară sector 2 |
| Client | Vizită tehnică la client, sesizare service numărul 3391 |
Regula practică: dacă peste doi ani nu poți reconstitui din acea frază ce a avut loc și ce document confirmă deplasarea, formularea este prea vagă.
Calculul consumului normat
Formula este simplă și se aplică identic pentru orice vehicul.
Consum normat (litri) = Km parcurși × Normă proprie (l/100 km) ÷ 100
Exemplu pentru o lună cu trei curse și o normă de 6,5 litri la 100 de kilometri:
| Cursa | Km parcurși | Calcul | Consum normat |
|---|---|---|---|
| București, Ploiești | 58 | 58 × 6,5 ÷ 100 | 3,77 l |
| Ploiești, București | 58 | 58 × 6,5 ÷ 100 | 3,77 l |
| București, Otopeni | 22 | 22 × 6,5 ÷ 100 | 1,43 l |
| Total | 138 | 8,97 l |
Dacă vrei să verifici rapid consumul real al unui vehicul sau costul unui traseu, folosește calculatorul de consum.
Legătura cu alimentările
Foaia de parcurs și bonurile de combustibil trebuie să spună aceeași poveste. Verificarea pe care o face orice inspector este comparația dintre consumul normat rezultat din kilometri și cantitatea efectiv alimentată în aceeași perioadă.
- trece fiecare alimentare cu data, cantitatea și numărul documentului fiscal;
- nu înregistra alimentări în zile în care vehiculul apare ca nefolosit, fără o explicație scrisă;
- ține cont de stocul de carburant din rezervor la început și la sfârșit de perioadă, altfel comparația lunară iese greșită;
- păstrează bonurile fiscale împreună cu foaia de parcurs a lunii respective, nu separat pe un alt dosar.
Erori care se văd imediat
- Kilometraj discontinuu între curse sau între luni.
- Scopul deplasării identic pe toate rândurile.
- Consum efectiv constant mai mare decât norma, fără nicio justificare documentată.
- Alimentări fără trasee corespunzătoare.
- Norma proprie de consum nestabilită prin decizie internă.
- Trasee imposibile ca durată sau vehicule care apar simultan în două locuri.
- Documente întocmite în bloc, la final de an, cu aceeași cerneală și același scris.
- Lipsa semnăturii de aprobare.
Întrebări frecvente
Ce scriu la scopul deplasării?
Motivul economic concret, cu un element verificabil. De exemplu: livrare marfă către client, comanda 4412; ridicare piese de la furnizor, factura 128; deplasare la sediul ANAF pentru depunere documente. Evită formulări repetate de tipul deplasare în interes de serviciu, pentru că nu demonstrează nimic.
Cum calculez consumul normat?
Consum normat egal kilometri parcurși înmulțit cu norma proprie de consum și împărțit la 100. Pentru 58 de kilometri și o normă de 6,5 litri la 100 de kilometri rezultă 3,77 litri.
Ce fac dacă am consumat mai mult decât norma?
Diferența se documentează. Cauze uzuale acceptate sunt traficul urban intens, încărcătura, funcționarea în gol, sezonul rece sau starea tehnică a vehiculului. Important este ca diferența să fie explicată prin document intern, nu ignorată.
Trebuie completată zilnic?
Legislația nu impune o frecvență unică. Dacă urmărești deducerea integrală, completarea pe fiecare cursă este varianta sigură, pentru că numai așa poți demonstra scopul fiecărei deplasări. Pentru vehiculele cu deducere de 50 la sută se lucrează frecvent cu o foaie lunară detaliată pe trasee.
Cine semnează foaia de parcurs?
Conducătorul auto care a efectuat cursele semnează ca întocmitor, iar administratorul sau persoana desemnată semnează de aprobare. La firmele mici, ambele semnături pot aparține aceleiași persoane, dar rubricile rămân.
Pot completa foile de parcurs la final de lună?
Tehnic da, dar este cea mai riscantă variantă. Un set de foi întocmite retroactiv se recunoaște ușor și slăbește credibilitatea întregii evidențe. Ideal este ca datele să fie înregistrate pe măsură ce deplasările au loc.