Ce este foaia de parcurs
Foaia de parcurs este documentul justificativ prin care se consemnează deplasările efectuate cu un vehicul aflat în patrimoniul firmei sau folosit în activitatea acesteia. Ea leagă trei lucruri care, luate separat, nu spun nimic unui inspector fiscal: vehiculul, traseul efectiv parcurs și scopul economic al deplasării.
Pe baza ei se calculează kilometrii parcurși în perioada aleasă și consumul de carburant aferent, care se compară apoi cu bonurile fiscale sau cu facturile de alimentare. Practic, foaia de parcurs transformă un bon de benzină în cheltuială justificată.
Foaia de parcurs nu mai este un formular tipizat obligatoriu cu un anumit aspect grafic. Fiecare firmă poate folosi propriul format, atât timp cât documentul conține elementele minime cerute de normele fiscale și poate fi reconstituit la cerere.
Cine are nevoie de foi de parcurs
Situațiile în care foaia de parcurs devine practic indispensabilă sunt următoarele.
- Firme care vor deducere integrală pentru cheltuielile cu un autoturism. Deducerea 100 la sută se acordă numai dacă vehiculul este utilizat exclusiv în scopul activității economice, iar dovada se face cu documente de tipul foii de parcurs.
- PFA, II și profesii liberale care înregistrează cheltuieli cu vehiculul în contabilitatea în partidă simplă și trebuie să demonstreze legătura cu veniturile realizate.
- Firme cu flotă, unde există mai mulți conducători auto pe același vehicul și trebuie urmărit cine, când și pe ce traseu a condus.
- Transport de marfă sau de persoane, unde foaia de parcurs se folosește și ca document operațional al cursei, alături de celelalte documente de transport.
- Instituții publice și entități finanțate din fonduri publice, unde consumul normat de carburant se urmărește strict pe fiecare vehicul.
Ce spune legislația
Nu există o lege dedicată exclusiv foii de parcurs. Obligația rezultă din combinația dintre Codul fiscal, normele lui metodologice și legislația contabilă.
| Act normativ | Ce reglementează |
|---|---|
| Codul fiscal, art. 25 | Limitează la 50 la sută deducerea cheltuielilor cu vehiculele rutiere motorizate de până la 3,5 tone și maximum 9 locuri, dacă nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice. |
| Codul fiscal, art. 68 | Aplică aceeași logică în cazul veniturilor din activități independente, deci pentru PFA și profesii liberale. |
| Codul fiscal, art. 298 | Limitează la 50 la sută dreptul de deducere a TVA pentru aceleași categorii de vehicule. |
| Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal | Enumeră documentele care justifică utilizarea vehiculului și elementele minime pe care trebuie să le conțină foaia de parcurs. |
| Legea contabilității și normele privind documentele financiar contabile | Stabilesc regimul documentului justificativ, forma electronică și termenul de păstrare în arhivă. |
Informațiile de mai sus au scop de orientare. Încadrarea concretă a vehiculelor tale și procentul de deducere aplicabil se stabilesc împreună cu contabilul care îți ține evidența.
Elementele obligatorii ale unei foi de parcurs
Normele fiscale cer explicit patru elemente. Acestea sunt minimul absolut, fără de care documentul nu își face treaba.
- Categoria de vehicul utilizat. Autoturism, autoutilitară, autocamion și așa mai departe.
- Scopul și locul deplasării. Cel mai des ignorat și cel mai des contestat la control. Formulări de tipul „deplasare în interes de serviciu” nu sunt suficiente. Se trece destinația și motivul concret.
- Kilometrii parcurși. Rezultați din kilometrajul la plecare și la sosire.
- Norma proprie de consum de carburant pe kilometru parcurs. Stabilită de firmă prin decizie internă, pornind de la consumul omologat al vehiculului și de la condițiile reale de exploatare.
În practică, o foaie de parcurs completă mai conține:
- denumirea firmei, codul de identificare fiscală și, dacă este cazul, punctul de lucru;
- numărul de înmatriculare și marca vehiculului;
- numele conducătorului auto și semnătura acestuia;
- perioada acoperită de document și data întocmirii;
- ora de plecare și ora de sosire pentru fiecare cursă;
- cantitatea de carburant existentă la început și la sfârșit de perioadă;
- alimentările efectuate, cu numărul bonului fiscal sau al facturii;
- consumul normat și consumul efectiv, cu diferența dintre ele;
- semnătura persoanei care aprobă documentul.
Deducere de 50 la sută sau integrală
Aceasta este întrebarea care contează financiar. Regula implicită pentru un autoturism de până la 3,5 tone cu maximum 9 locuri este deducerea limitată la jumătate, atât pentru cheltuieli, cât și pentru TVA. Deducerea integrală este excepția și trebuie dovedită.
| Situație | Cheltuieli | TVA | Foaie de parcurs |
|---|---|---|---|
| Autoturism folosit mixt, personal și de serviciu | 50 la sută | 50 la sută | Recomandată pentru evidența kilometrilor |
| Autoturism folosit exclusiv în activitatea economică | 100 la sută | 100 la sută | Obligatorie ca dovadă |
| Vehicul de peste 3,5 tone sau cu peste 9 locuri | 100 la sută | 100 la sută | Necesară pentru justificarea consumului |
| Vehicule cu destinații speciale prevăzute de lege | 100 la sută | 100 la sută | Necesară pentru justificarea consumului |
Concluzia practică: dacă vrei să treci de la 50 la 100 la sută, foaia de parcurs nu este birocrație, ci singura probă pe care o ai. Dacă rămâi la 50 la sută, documentul rămâne util pentru că justifică volumul de carburant consumat raportat la kilometrii parcurși.
Foaie de parcurs pe hârtie sau electronică
Ambele variante sunt acceptate. Formatul electronic are avantajul că elimină erorile de calcul și păstrează istoricul în același loc, dar trebuie să respecte două condiții: să conțină aceleași elemente ca varianta pe hârtie și să poată fi listat la cererea organelor de control.
Pentru firmele cu mai mult de două vehicule, varianta electronică devine rapid singura rezonabilă. Motivul este simplu: consumul normat se recalculează la fiecare modificare de traseu, iar în Excel aceste recalculări se fac manual și generează inconsistențe între luni.
Greșeli frecvente care se văd imediat la control
- Scopul deplasării descris generic. „Interes de serviciu” repetat 200 de rânduri ridică imediat suspiciuni.
- Kilometraj care nu se leagă. Kilometrajul de sosire din fiecare zi trebuie să fie identic cu cel de plecare din ziua următoare.
- Consum efectiv mult peste norma proprie, fără nicio explicație documentată.
- Alimentări fără corespondent în trasee. Bonuri de motorină în perioade în care vehiculul apare ca nefolosit.
- Norma proprie de consum inexistentă. Dacă firma nu a emis o decizie internă de stabilire a normei, întregul calcul devine discutabil.
- Foi întocmite retroactiv, toate cu același scris și aceeași pastă, la final de an.
- Trasee imposibile în timp. 600 de kilometri pe oră sau deplasări suprapuse cu același vehicul.
Cum generezi foi de parcurs rapid
FoiAuto este o aplicație online construită exact pentru acest flux. Nu îți cere să înveți un program de contabilitate și nu presupune montarea vreunui dispozitiv în mașină.
- Adaugi vehiculele cu număr de înmatriculare, tip și normă proprie de consum.
- Introduci traseele cu dată, plecare, destinație, scop și kilometraj.
- Adaugi alimentările cu data, cantitatea și documentul fiscal.
- Descarci fișierul PDF cu foaia de parcurs, cu totalurile și consumul deja calculate.
Poți începe cu un cont gratuit și poți genera prima foaie fără să introduci un card bancar. Dacă vrei să vezi întâi cum arată rezultatul, deschide modelul de foaie de parcurs completat sau ghidul de completare pas cu pas.
Întrebări frecvente
Este obligatorie foaia de parcurs?
Nu există o obligație generală ca orice vehicul să aibă foaie de parcurs. Obligația apare din modul în care firma sau PFA justifică fiscal cheltuielile cu vehiculul. Dacă vrei să deduci integral combustibilul și celelalte cheltuieli auto, trebuie să demonstrezi că vehiculul este folosit exclusiv în scopul activității economice, iar foaia de parcurs este documentul standard prin care se face această dovadă.
Ce trebuie să conțină minim o foaie de parcurs?
Normele metodologice ale Codului fiscal cer cel puțin categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum de carburant pe kilometru parcurs. În practică se adaugă și data, numărul de înmatriculare, numele conducătorului auto, kilometrajul la plecare și la sosire, precum și alimentările din perioada respectivă.
Foaia de parcurs se face zilnic sau lunar?
Legislația nu impune o frecvență unică. Firmele care doresc deducere integrală întocmesc de regulă foaia de parcurs pentru fiecare zi sau pentru fiecare deplasare, pentru că numai așa se poate demonstra scopul fiecărei curse. Pentru vehiculele cu deducere limitată la 50 la sută se lucrează frecvent cu o foaie lunară pe vehicul, cu detalierea traseelor.
Foaia de parcurs poate fi electronică?
Da. Documentele financiar contabile pot fi întocmite și păstrate în format electronic, cu condiția să poată fi listate la cerere și să conțină aceleași elemente ca varianta pe hârtie. O foaie de parcurs generată ca PDF din aplicație este acceptată la fel ca una completată de mână.
Cât timp se păstrează foile de parcurs?
Foile de parcurs sunt documente justificative, deci urmează regimul general de arhivare al documentelor justificative, în prezent 5 ani de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Verifică termenul aplicabil cu contabilul tău, pentru că regulile de arhivare au fost modificate în ultimii ani.
Ce se întâmplă dacă nu am foi de parcurs la un control?
Riscul principal nu este o amendă directă pentru lipsa formularului, ci refuzul deductibilității. Fără documente care să justifice utilizarea vehiculului, inspectorii pot limita deducerea cheltuielilor și a TVA, cu recalcularea obligațiilor fiscale și accesorii aferente.
Foaia de parcurs este același lucru cu ordinul de deplasare?
Nu. Foaia de parcurs urmărește vehiculul, traseul, kilometrii și consumul. Ordinul de deplasare urmărește persoana delegată, perioada deplasării și decontul cheltuielilor, inclusiv diurna. Pentru o deplasare cu mașina firmei ai nevoie, de regulă, de ambele.