Descarcă modelul de ordin de deplasare
Ce este ordinul de deplasare și când se emite
Ordinul de deplasare, numit în practică și delegație, este actul intern prin care firma dispune deplasarea unei persoane în altă localitate, în interes de serviciu. Se emite înainte de plecare, nu după, pentru că el este temeiul acordării avansului și al indemnizației de deplasare.
Se emite, de regulă, în aceste situații.
- Angajatul se deplasează în altă localitate pentru o activitate legată de serviciu.
- Administratorul merge la un client, la un furnizor sau la o instituție.
- Se ridică marfă sau documente de la un partener, caz în care se poate adăuga și o împuternicire.
- Se participă la un târg, la o conferință sau la o instruire profesională.
- Se efectuează o deplasare în străinătate, cu barem de diurnă specific țării.
Rubricile documentului
Documentul are două fețe logice. Prima stabilește deplasarea, a două o închide financiar.
Partea de delegare
- unitatea și codul de identificare fiscală;
- numărul și data ordinului de deplasare;
- numele, prenumele și funcția persoanei delegate;
- destinația, adică unitatea sau localitatea unde se deplasează;
- scopul deplasării, descris concret;
- durata, cu data de început și data de sfârșit;
- mijlocul de transport folosit;
- avansul spre decontare acordat;
- semnătura conducătorului unității.
Partea de decont
- vizele de sosire și de plecare, acolo unde sunt acordate;
- cheltuielile de transport, cazare, diurnă și alte cheltuieli justificate;
- documentele justificative aferente fiecărei cheltuieli;
- totalul cheltuielilor și compararea cu avansul primit;
- diferența de restituit sau de primit;
- semnăturile titularului de avans, ale compartimentului financiar și ale conducerii.
Diurna și plafoanele pentru 2026
Indemnizația de deplasare, cunoscută drept diurnă, compensează cheltuielile suplimentare de hrană ale persoanei aflate în delegare. Ea este acordată de firmă în cuantumul pe care îl decide intern, dar tratamentul fiscal se schimbă peste anumite praguri.
| Element | Regulă valabilă în 2026 |
|---|---|
| Plafon zilnic neimpozabil, deplasare în țară | 57,50 lei pe zi, adică de 2,5 ori nivelul stabilit pentru instituțiile publice |
| Plafon zilnic neimpozabil, deplasare în străinătate | De 2,5 ori baremul stabilit prin hotărâre de guvern pentru fiecare țară |
| Plafon lunar suplimentar | Maximum 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat |
| Ce se întâmplă peste plafon | Suma care depășește devine venit asimilat salariilor, cu impozit și contribuții |
| Document justificativ | Ordinul de deplasare sau decizia de delegare, nu bonuri de masă |
| Condiția de durată | Deplasarea trebuie să depășească 12 ore pentru acordarea diurnei pe ziua respectivă |
Valorile de mai sus sunt cele în vigoare la data publicării acestei pagini, septembrie 2026. Plafoanele se actualizează prin acte normative, iar calculul plafonului lunar depinde de salariul de bază al fiecărei persoane. Confirmă întotdeauna situația concretă cu contabilul firmei.
Decontul de cheltuieli
Decontul închide deplasarea. Logica este simplă: se adună toate cheltuielile efectuate, se compară cu avansul primit și rezultă o diferență în plus sau în minus.
| Cheltuială | Document justificativ uzual |
|---|---|
| Transport public, tren, avion | Bilet, factură, card de îmbarcare |
| Combustibil pentru vehiculul firmei | Bon fiscal sau factură, corelate cu foaia de parcurs |
| Cazare | Factură de la unitatea de cazare |
| Taxe de drum, parcare, trecere pod | Bon fiscal, tichet, confirmare de plată |
| Diurnă | Ordinul de deplasare, fără bonuri |
Varianta Excel a modelului calculează singură totalul și diferența de restituit sau de primit, ca să nu faci scăderi de mână pe marginea documentului.
Ordin de deplasare și foaie de parcurs
Cele două documente sunt complementare și nu se substituie. Confuzia dintre ele este una dintre cele mai frecvente la firmele mici.
| Ordin de deplasare | Foaie de parcurs | |
|---|---|---|
| Ce urmărește | Persoana delegată | Vehiculul |
| Ce justifică | Diurna și cheltuielile deplasării | Kilometrii, consumul și utilizarea vehiculului |
| Când se emite | Înainte de plecare | Pe măsura efectuării curselor |
| Cine semnează | Delegatul și conducerea | Conducătorul auto și persoana care aprobă |
| Efect fiscal principal | Deductibilitatea cheltuielilor de deplasare | Deductibilitatea cheltuielilor cu vehiculul și a TVA |
Pentru o deplasare cu mașina firmei ai nevoie de ambele. Vezi ghidul foii de parcurs și modelul de descărcat.
Întrebări frecvente
Ce este ordinul de deplasare?
Ordinul de deplasare, cunoscut și ca delegație, este documentul prin care o firmă trimite un angajat sau un administrator în deplasare de serviciu. El stabilește persoana, destinația, scopul și durata deplasării și servește ulterior ca bază pentru decontul cheltuielilor și pentru acordarea diurnei.
Cine semnează ordinul de deplasare?
Documentul se aprobă de conducătorul unității sau de persoana desemnată. La destinație se aplică vizele de sosire și de plecare, dacă entitatea vizitată le acordă. La final, titularul de avans semnează decontul, care este verificat de compartimentul financiar și aprobat din nou de conducere.
Cât este diurna internă în 2026?
Plafonul neimpozabil pentru deplasările în țară este de 57,50 lei pe zi, adică de 2,5 ori nivelul stabilit pentru personalul instituțiilor publice. În plus se aplică un plafon lunar de 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat. Ce depășește aceste limite devine venit asimilat salariilor și se impozitează. Verifică valorile în vigoare la data deplasării, pentru că se actualizează.
Diurna se justifică cu bonuri?
Nu. Diurna nu se acordă pe bază de bonuri sau facturi, ci pe baza actului de delegare, adică a ordinului de deplasare. Bonurile și facturile justifică celelalte cheltuieli, de exemplu cazarea, transportul sau combustibilul.
Am nevoie și de foaie de parcurs dacă am ordin de deplasare?
Da, dacă deplasarea se face cu un vehicul al firmei. Cele două documente urmăresc lucruri diferite: ordinul de deplasare justifică prezența persoanei și cheltuielile ei, iar foaia de parcurs justifică utilizarea vehiculului, kilometrii și consumul de carburant.
Ordinul de deplasare este formular tipizat obligatoriu?
Nu mai există obligația unui formular tipizat cu un aspect grafic impus. Firma poate folosi propriul format, cu condiția ca documentul să conțină elementele necesare pentru identificarea persoanei, a deplasării, a perioadei și a cheltuielilor decontate.
Ce înseamnă delegație și cu ce diferă de ordinul de deplasare?
Delegația înseamnă trimiterea temporară a unui salariat, de către angajator, să execute lucrări în afara locului obișnuit de muncă. Ordinul de deplasare este documentul care consemnează această delegare, cu persoana, destinația, perioada și scopul. În vorbirea curentă cele două cuvinte se folosesc ca sinonime, pentru că formularul tipizat se numește chiar ordin de deplasare, adică delegație.
Se poate emite un ordin de deplasare pentru administrator?
Da. Administratorul sau asociatul care se deplasează în interesul firmei poate beneficia de decontarea cheltuielilor și, în condițiile legii, de indemnizație de deplasare. Tratamentul fiscal diferă în funcție de raportul juridic cu societatea, deci confirmă situația concretă cu contabilul.