Generator de decont de cheltuieli
Câmpurile sunt precompletate cu un exemplu cu cinci linii de cheltuieli, ca să vezi cum arată rezultatul. Înlocuiește datele de exemplu cu ale tale, iar totalul și diferența se recalculează automat.
Previzualizare document
Decont de cheltuieli
Decont de cheltuieli aferent ordinului de deplasare nr. 42
Firma
SC EXEMPLU SRL, cu sediul în București, str. Firmei nr. 5, sector 2, cod de identificare fiscală RO12345678.
Titularul de avans
Vasilescu Radu, agent de vânzări, marcă sau număr matricol 117.
Deplasarea
Destinația, Timișoara. Scopul deplasării, întâlnire cu clienți și vizitarea unui șantier. Perioada, de la 08.09.2026 până la 10.09.2026, conform ordinului de deplasare nr. 42.
Avans primit înainte de deplasare, 800,00 lei.
Cheltuielile efectuate
- 1. Combustibil, document justificativ Bon fiscal nr. 00456, suma 320,00 lei
- 2. Cazare, document justificativ Factură hotel nr. 1123, suma 250,00 lei
- 3. Diurnă, document justificativ Ordin de deplasare nr. 42, suma 115,00 lei
- 4. Taxă de parcare, document justificativ Bon fiscal nr. 00789, suma 25,00 lei
- 5. Masă de protocol, document justificativ Bon fiscal nr. 01021, suma 90,00 lei
Totalizare
Total cheltuieli justificate, 800,00 lei.
Avans primit, 800,00 lei.
Nu rezultă nicio diferență între avansul primit și cheltuielile justificate.
Semnături
- Întocmit de titularul de avans, care confirmă exactitatea sumelor și existența documentelor justificative anexate.
- Verificat de compartimentul financiar contabil.
- Aprobat de conducerea firmei.
Datele rămân în browserul tău. Nu sunt trimise nicăieri și nu sunt salvate.
Ce este decontul de cheltuieli
Decontul de cheltuieli este documentul prin care un angajat, numit titular de avans, prezintă firmei sumele cheltuite în interesul acesteia, de regulă în cadrul unei deplasări de serviciu. El listează fiecare cheltuială, felul ei, documentul care o justifică și suma, apoi compară totalul cu avansul primit înainte de deplasare.
Rolul lui este dublu. Pe de o parte, dovedește contabil cum au fost cheltuiți banii firmei. Pe de altă parte, stabilește clar dacă mai există o diferență de plătit între angajat și firmă, în oricare direcție.
Când se întocmește decontul de cheltuieli
- La finalul unei deplasări de serviciu, însoțit de ordinul de deplasare care a aprobat inițial cursa.
- Periodic, pentru angajați care fac cheltuieli mărunte în mod repetat, de exemplu agenți de vânzări sau șoferi.
- Fără avans primit anterior, când angajatul a plătit din surse proprii și cere rambursarea.
- La un control, ca document justificativ pentru cheltuielile înregistrate în contabilitatea firmei.
Ce cheltuieli intră în decont și cu ce documente se justifică
| Felul cheltuielii | Document justificativ |
|---|---|
| Combustibil | Bon fiscal sau factură pe numele firmei |
| Cazare | Factură emisă de unitatea de cazare |
| Transport, bilete sau taxe de drum | Bilet, factură sau bon fiscal |
| Diurnă | Ordinul de deplasare, fără bonuri sau facturi |
| Mese de protocol | Bon fiscal sau factură de la restaurant |
| Materiale sau consumabile achiziționate pe teren | Bon fiscal sau factură pe numele firmei |
Fiecare sumă din decont trebuie legată de un document, în afară de diurnă, care are un regim propriu. Pentru sumele cu deplasări auto, un extras din foaia de parcurs ajută la confirmarea traseului parcurs de vehiculul folosit.
Diurna nu se justifică cu bonuri fiscale
Diurna este o sumă forfetară, stabilită pe zi de deplasare, menită să acopere mesele și alte cheltuieli mărunte, fără să fie nevoie de chitanțe pentru fiecare masă în parte. În decont, diurna apare ca o singură linie, susținută de ordinul de deplasare, nu de bonuri fiscale. Confuzia între diurnă și cheltuielile care chiar necesită documente justificative este una dintre cele mai frecvente greșeli.
Plafoanele și regulile de calcul ale diurnei se schimbă periodic, deci pentru sumele exacte valabile la data deplasării, consultă calculatorul de diurnă, care le ține actualizate.
Avansul spre decontare
Înainte de o deplasare, firma poate acorda angajatului un avans spre decontare, o sumă estimată să acopere cheltuielile așteptate. La întoarcere, decontul compară avansul primit cu cheltuielile reale, dovedite prin documente. Dacă angajatul nu a primit avans, decontul funcționează la fel, doar că valoarea avansului este zero, iar firma îi rambursează integral sumele justificate.
Termenul de decontare
Legislația nu impune un termen unic, valabil identic pentru toate firmele, ci fiecare angajator stabilește prin regulamentul intern în câte zile de la întoarcerea din deplasare se depune decontul. În practică se folosesc frecvent termene scurte, de câteva zile lucrătoare, ca sumele să ajungă rapid în contabilitate. Verifică termenul valabil în firma ta cu departamentul financiar sau cu contabilul.
Ce se întâmplă cu diferențele
| Situație | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Avansul este mai mare decât cheltuielile | Angajatul restituie diferența în casieria firmei |
| Cheltuielile depășesc avansul primit | Firma plătește diferența angajatului, de regulă prin casierie sau virament |
| Avansul este egal cu cheltuielile | Nu rezultă nicio diferență de plătit |
Generatorul de mai sus calculează automat aceste diferențe, pe baza avansului introdus și a sumei celor cinci linii de cheltuieli completate.
Greșeli frecvente la decontul de cheltuieli
- Cheltuieli fără document justificativ, trecute doar ca sumă, fără bon sau factură atașată.
- Diurna amestecată cu alte cheltuieli, justificată greșit cu bonuri de masă.
- Decontul nu este legat de un ordin de deplasare, deci lipsește dovada aprobării deplasării.
- Perioada din decont nu corespunde cu perioada aprobată prin ordinul de deplasare.
- Diferența de restituit sau de primit nu este calculată corect, ceea ce creează neconcordanțe în casierie.
- Decontul se depune cu mare întârziere, mult peste termenul stabilit prin regulamentul intern.
Modul concret de tratare fiscală și contabilă a diferențelor, precum și regimul lor la impozitul pe venit al angajatului, se confirmă cu contabilul firmei, în funcție de situația punctuală. Pentru vehicule folosite în deplasări, verifică și limitele de deducere din ghidul despre cheltuielile auto pentru PFA și SRL.
Întrebări frecvente
Ce este decontul de cheltuieli?
Este documentul prin care angajatul care a primit un avans spre decontare sau care a efectuat cheltuieli în interesul firmei prezintă, cu documente justificative, sumele cheltuite în timpul unei deplasări sau al unei activități aprobate de angajator. Pe baza lui se stabilește dacă mai există o diferență de restituit sau de primit.
Când se întocmește decontul de cheltuieli?
De regulă la finalul unei deplasări de serviciu, însoțit de ordinul de deplasare, sau periodic, când un angajat efectuează cheltuieli mărunte în numele firmei, de exemplu combustibil sau consumabile. Decontul se întocmește chiar dacă nu a existat un avans primit anterior, în cazul în care angajatul a plătit din surse proprii.
Ce cheltuieli intră în decont și cu ce documente se justifică?
Combustibilul se justifică cu bonuri fiscale sau facturi, cazarea cu factura hotelului, taxele de parcare și de drum cu bonuri fiscale, mesele de protocol cu bonuri sau facturi de la restaurant. Fiecare linie din decont trebuie însoțită de documentul corespunzător, atașat fizic sau scanat.
Diurna se justifică cu bonuri fiscale?
Nu. Diurna este o sumă forfetară, acordată pentru acoperirea mesei și a altor cheltuieli mărunte pe durata deplasării, și nu se justifică cu bonuri sau facturi. Documentul care o susține este ordinul de deplasare, cu perioada și destinația aprobate, nu chitanțe pentru mese consumate.
Ce este avansul spre decontare?
Este suma pe care firma o pune la dispoziția angajatului înainte de deplasare, pentru a acoperi cheltuielile estimate. La întoarcere, angajatul întocmește decontul, arată cheltuielile reale, iar diferența dintre avans și cheltuieli se restituie sau se completează, după caz.
În cât timp trebuie depus decontul de cheltuieli?
Termenul concret îl stabilește fiecare firmă prin regulamentul intern, de regulă câteva zile lucrătoare de la întoarcerea din deplasare. Nu există un termen unic valabil pentru toate situațiile, așa că verifică politica internă a firmei sau discută termenul cu contabilul.
Ce se întâmplă dacă avansul primit este mai mare decât cheltuielile?
Diferența rămasă se restituie de către angajat în casieria firmei, de regulă odată cu depunerea decontului. Suma se înregistrează în evidența financiar contabilă ca încasare de la titularul de avans.
Ce se întâmplă dacă cheltuielile depășesc avansul primit?
Diferența se plătește angajatului de către firmă, pe baza decontului aprobat, de regulă tot prin casierie sau prin virament, conform procedurii interne. Este important ca toate sumele suplimentare să aibă documente justificative corespunzătoare, altfel nu pot fi decontate.
Ce greșeli apar frecvent la decontul de cheltuieli?
Lipsa documentelor justificative pentru unele sume, amestecarea diurnei cu cheltuielile care chiar necesită bon fiscal, sume trecute fără explicație clară a felului cheltuielii, decontul depus fără nicio legătură cu un ordin de deplasare și necorelarea datelor din decont cu perioada aprobată a deplasării.
Decontul de cheltuieli este obligatoriu chiar dacă nu a existat avans?
Da. Chiar dacă angajatul a plătit din bani proprii, fără avans primit înainte, decontul rămâne documentul prin care justifică suma cheltuită și prin care firma o poate rambursa corect din punct de vedere contabil.