Tipuri de control ANAF
Când firmele spun control ANAF, se gândesc de regulă la un singur tip de vizită, dar în practică există mai multe forme, cu reguli diferite de anunțare și cu obiective diferite.
- Inspecția fiscalăVerificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale, pe o perioadă și pentru anumite impozite stabilite prin avizul de inspecție.
- Controlul inopinatSe desfășoară fără anunț prealabil, pentru a verifica o situație de fapt, de exemplu emiterea bonurilor fiscale sau existența mărfii declarate.
- Verificarea documentarăSe face de la distanță, pe baza documentelor și a declarațiilor deja depuse, fără vizită fizică la sediu.
- Controlul încrucișatSe verifică documentele unei firme pentru a confirma tranzacțiile declarate de o altă firmă, de regulă un furnizor sau un client.
- Verificarea situației fiscale personaleVizează persoane fizice, nu firme, dar poate implica și documente legate de o firmă la care persoana este asociat sau administrator.
| Tip de control | Anunțat în avans | Scop principal |
|---|---|---|
| Inspecția fiscală | Da, prin aviz de inspecție | Verificarea impozitelor pe o perioadă stabilită |
| Controlul inopinat | Nu | Confirmarea unei situații de fapt, de exemplu bonurile fiscale |
| Verificarea documentară | Da, prin solicitare scrisă | Analiza documentelor deja depuse, fără vizită fizică |
| Controlul încrucișat | De regulă da | Confirmarea tranzacțiilor declarate de altă firmă |
Ce anunță ANAF și ce nu anunță
Pentru inspecția fiscală clasică, contribuabilul primește, de regulă, un aviz de inspecție fiscală, cu perioada și impozitele care urmează să fie verificate, comunicat cu un termen minim înainte de începerea efectivă a controlului.
Controlul inopinat funcționează diferit, tocmai pentru că scopul lui este să surprindă o situație reală, neregizată. Nu există aviz prealabil, iar inspectorii se pot prezenta oricând în timpul programului de funcționare declarat de firmă.
Indiferent de tipul de control, primul lucru pe care îl verifică inspectorul, înainte de orice document fiscal, este existența și starea registrului unic de control.
Registrul unic de control, primul lucru verificat
Înainte de a intra în conținutul propriu zis al controlului, orice inspector solicită registrul unic de control, în care consemnează instituția, numele inspectorilor, obiectul controlului și actul de control încheiat la final.
Lipsa registrului sau neprezentarea lui la cerere se sancționează separat, indiferent de rezultatul controlului fiscal propriu zis. Pentru toate detaliile, de la cine este obligat să îl aibă până la amenzile aplicabile, vezi ghidul complet despre registrul unic de control.
Documentele pe categorii
Lista de mai jos acoperă documentele cerute cel mai des, grupate pe categorii. Nu toate se aplică oricărei firme, dar merită verificate din timp, nu în ziua controlului.
Documente de înființare și identificare
- Certificatul de înregistrare (CUI)Original sau copie, pentru firmă, PFA, întreprindere individuală sau familială.
- Actul constitutiv sau decizia de înființareDocumentul de bază al firmei sau al PFA, cu obiectul de activitate declarat.
- Certificat constatator recentConfirmă sediul, punctele de lucru și starea firmei la registrul comerțului.
Documente contabile și financiare
- Registrele contabile obligatoriiJurnalul, registrul inventar și cartea mare, pentru firmele cu contabilitate în partidă dublă.
- Registrul de încasări și plățiPentru PFA, întreprindere individuală sau familială, în locul contabilității în partidă dublă.
- Facturile de vânzare și de achizițiePentru perioada verificată, împreună cu documentele de plată aferente.
- Extrasele de contAle conturilor bancare folosite pentru activitatea firmei sau a PFA.
- Balanțele de verificare și declarațiile fiscale depusePentru perioada la care se referă avizul de inspecție.
Documente privind angajații și colaboratorii
- Contractele individuale de muncăCu actele adiționale și cu dovada înregistrării în registrul general de evidență a salariaților.
- Statele de platăCu semnăturile și dovada plății salariilor și a contribuțiilor aferente.
- Contractele de colaborare sau prestări serviciiPentru persoanele care lucrează cu firma fără contract de muncă.
Documente comerciale
- Contractele cu clienții și furnizorii importanțiMai ales cele care justifică tranzacții de valoare mare sau relații de durată.
- Avizele de însoțire a mărfiiPentru livrările fără factură emisă imediat sau pentru transferul între gestiuni ale aceleiași firme.
- Documentele de stoc și inventariereFișele de magazie, procesele verbale de inventariere periodică.
Secțiunea dedicată vehiculelor și foilor de parcurs
Aproape orice firmă cu cel puțin un autoturism ajunge, la un control, în fața acestei întrebări: cum dovedești că mașina este folosită în activitate, nu personal. Este zona în care apar cele mai multe recalculări, pentru că deducerea depinde direct de dovezi, nu doar de existența facturii.
- Foile de parcursPentru fiecare vehicul și fiecare perioadă, cu scopul deplasării descris concret, nu generic. Vezi ghidul despre foaia de parcurs.
- Norma proprie de consum de carburantStabilită prin decizie internă, folosită ca reper pentru consumul normat pe kilometru.
- Facturile și bonurile de combustibilComparate cu kilometrii și cu norma de consum din foile de parcurs.
- Documentul care justifică dreptul de folosință al vehicululuiCartea de identitate a vehiculului dacă este pe firmă, sau contractul de comodat dacă vehiculul aparține unui asociat ori administrator.
- Polițele de asigurare RCA și CASCOPe numele firmei sau al PFA, pentru vehiculul respectiv.
- Documentele de revizie și reparațiiFacturi pe numele firmei, corelate cu kilometrajul din foile de parcurs.
- Calculul deducerii aplicateDovada procentului folosit, 50 sau 100 la sută, și motivul încadrării la excepția legală, dacă este cazul.
Inspectorul nu se uită la fiecare document izolat, ci îl compară cu celelalte, ca să vadă dacă povestea se leagă.
| Ce compară inspectorul | Prima sursă | A două sursă |
|---|---|---|
| Kilometrii parcurși | Foaia de parcurs | Kilometrajul de la reviziile facturate |
| Consumul de combustibil | Bonurile și facturile de combustibil | Norma proprie de consum din foaia de parcurs |
| Perioada de folosire a vehiculului | Foaia de parcurs | Polița RCA sau CASCO și contractul de comodat, dacă există |
Pentru regula exactă de deducere, procentele aplicabile și excepțiile care duc la deducere integrală, vezi ghidul despre deductibilitatea cheltuielilor auto, iar pentru lista completă a cheltuielilor deductibile la PFA și SRL, dincolo de partea auto, vezi ghidul despre cheltuielile deductibile PFA și SRL.
Drepturile contribuabilului
Un control nu este un raport unilateral de forțe. Contribuabilul are drepturi clare, utile de reținut înainte de orice vizită.
- Dreptul de a fi informat despre obiectul, durata estimată și temeiul legal al controlului.
- Dreptul de a fi asistat de un contabil sau consultant fiscal pe toată durata controlului.
- Dreptul la un termen rezonabil pentru pregătirea și prezentarea documentelor solicitate, atunci când situația o permite.
- Dreptul de a primi o copie a actului de control încheiat la final.
- Dreptul de a formula contestație impotriva constatărilor, în termenele legale menționate în actul primit.
Greșeli care atrag atenția la un control
- Registrul unic de control lipsă sau necumpărat la timp. Se observă în primele minute ale vizitei.
- Documente incomplete sau nesemnate, mai ales la contracte și la facturile mai vechi.
- Foi de parcurs completate retroactiv, toate cu același scris și aceeași dată de întocmire.
- Cheltuieli deduse integral fără dovezi pentru utilizarea exclusiv economică a unui bun sau vehicul.
- Lipsa deciziei interne pentru norma de consum a vehiculelor, deși există foi de parcurs completate.
- Facturi pe numele altei persoane decât titularul firmei sau al PFA, decontate ca și cheltuială a activității.
Ce se întâmplă după control
La finalul vizitei se încheie un act de control, de regulă raport de inspecție fiscală sau proces verbal, care descrie constatările și, dacă este cazul, sumele suplimentare de plată, dobânzile și penalitățile aferente.
Contribuabilul poate contesta constatările pe cale administrativă, în termenul prevăzut în actul primit. Dacă respingerea contestației menține sumele stabilite, calea rămasă este instanța de contencios administrativ, cu asistență de specialitate.
Această pagină are scop informativ și de pregătire practică. Fiecare control are specificul lui, iar strategia de răspuns la constatări sau la o eventuală contestație se stabilește împreună cu un contabil sau consultant fiscal care cunoaște situația concretă a firmei.
Întrebări frecvente
Ce tipuri de control face ANAF?
Cele mai frecvente sunt inspecția fiscală, care verifică modul de calcul al impozitelor și taxelor pe o perioadă dată, controlul inopinat, care se face fără anunț prealabil pentru a verifica o situație de fapt, și verificarea documentară, care se desfășoară de la distanță, pe baza documentelor transmise de contribuabil.
ANAF anunță înainte de un control?
Pentru inspecția fiscală clasică, de regulă da, contribuabilul primește un aviz de inspecție fiscală cu un termen minim înainte de începerea controlului. Controlul inopinat, folosit pentru verificarea unor situații de fapt, de exemplu emiterea bonurilor fiscale, nu se anunță în avans.
Ce documente cere ANAF cel mai des la un control?
Registrele contabile obligatorii, facturile de vânzare și de achiziție, extrasele de cont, contractele cu furnizorii și clienții importanți, statele de plată dacă firma are angajați, precum și documentele justificative pentru cheltuielile deduse, inclusiv cele legate de vehiculele firmei.
Registrul unic de control se cere la orice control ANAF?
Da, este printre primele lucruri verificate. Lipsa lui sau neprezentarea la cerere atrage o amendă separată, distinctă de orice constatare legată de impozite. Detalii despre această obligație găsești în ghidul dedicat registrului unic de control.
Ce se verifică la cheltuielile cu mașina firmei?
În primul rând dacă există foaie de parcurs pentru fiecare vehicul, cu scopul deplasării descris concret, nu generic. Apoi se compară kilometrii din foaia de parcurs cu bonurile de combustibil, se verifică dacă vehiculul se încadrează la deducere de 50 sau de 100 la sută și dacă există documentul care justifică folosirea lui, de exemplu contract de comodat, dacă mașina nu este pe firmă.
Ce drepturi are contribuabilul în timpul unui control?
Dreptul de a fi informat despre motivul și obiectul controlului, dreptul de a fi asistat de un consultant fiscal sau contabil, dreptul de a primi o copie a actului de control încheiat și dreptul de a formula contestație impotriva constatărilor cu care nu este de acord, în termenele legale.
Cât timp durează un control ANAF?
Depinde de complexitatea firmei și de perioada verificată. Un control la o firmă mică, cu activitate simplă, poate dura câteva zile, în timp ce inspecțiile la firme cu cifră de afaceri mare sau cu tranzacții internaționale pot dura săptămâni. Durata efectivă se comunică, de regulă, în avizul de inspecție.
Ce se întâmplă dacă lipsesc documente la control?
Inspectorul poate acorda un termen scurt pentru completarea lor sau poate constata direct că o cheltuială nu este deductibilă în lipsa documentului justificativ. Lipsa repetată sau sistematică de documente crește riscul unor recalculări extinse ale obligațiilor fiscale, plus dobânzi și penalități.
Ce se întâmplă după încheierea controlului?
Se încheie un act de control, de regulă raport de inspecție fiscală sau proces verbal, care conține constatările și eventualele sume suplimentare de plată. Contribuabilul poate contesta constatările pe cale administrativă, în termenul prevăzut în actul primit, înainte de a ajunge, dacă este cazul, în instanță.
Un PFA poate fi controlat de ANAF la fel ca un SRL?
Da. PFA, întreprinderea individuală și întreprinderea familială intră sub aceleași reguli generale de control ca o societate comercială, adaptate la evidența simplificată pe care o țin, registrul de încasări și plăți în locul contabilității în partidă dublă.