Ce este registrul unic de control
Registrul unic de control este documentul standardizat în care orice organ abilitat să facă inspecții, ANAF, Inspecția Muncii, protecția consumatorului, protecția mediului sau poliția sanitar veterinară, consemnează la fața locului datele fiecărei vizite de control. Nu este un formular exclusiv ANAF, deși multe firme îl asociază doar cu inspecția fiscală.
Obligația de a avea acest registru este stabilită prin Legea 252/2003 privind registrul unic de control. Scopul lui este dublu: pe de o parte permite firmei să vadă istoricul propriilor controale în același loc, pe de altă parte oferă fiecărui organ de control o imagine asupra faptului dacă firma a mai fost verificată recent, de cine și cu ce rezultat.
Nu confunda registrul unic de control cu dosarul de documente pe care îl pregătești pentru inspecția fiscală propriu zisă. Vezi ghidul despre ce documente cere efectiv ANAF la un control pentru partea aceea.
Cine este obligat să îl aibă
Legea nu face nicio excepție în funcție de mărimea afacerii sau de faptul că firma încă nu a început activitatea efectivă. Obligația se naște odată cu înregistrarea la registrul comerțului și rămâne valabilă pe toată durata de funcționare.
- SRL, SA și celelalte forme de societate comercială, indiferent de domeniul de activitate sau numărul de angajați.
- PFA, persoane fizice autorizate, chiar dacă activitatea se desfășoară fără niciun angajat.
- Întreprinderile individuale (II) și întreprinderile familiale (IF), la fel ca PFA.
- Sucursalele și punctele de lucru ale unei firme, fiecare cu propriul registru, nu doar sediul social.
În practică, cele mai multe amenzi apar la firmele nou înființate, care amână cumpărarea registrului printre celelalte formalități urgente și uită complet de el.
De unde se cumpără și ce acte îți trebuie
Registrul unic de control se cumpără exclusiv de la administrația financiară în a cărei rază teritorială se află sediul social sau, după caz, punctul de lucru pentru care îl achiziționezi. Nu există, la nivel național, o variantă de cumpărare pur online. Unele administrații permit o programare online pentru ridicare, dar registrul însuși se eliberează la ghișeu, fizic, contra unei dovezi de plată.
| Document | Observații |
|---|---|
| Certificatul de înregistrare (CUI) | Original și copie, pentru firmă sau pentru PFA, întreprindere individuală ori familială. |
| Actul de identitate al solicitantului | Al administratorului sau al persoanei împuternicite să ridice registrul. |
| Delegație sau împuternicire | Necesară dacă nu vine chiar administratorul, însoțită de actul de identitate al persoanei împuternicite. |
| Cererea tip pentru registru unic de control | Formularul se ia și se completează la ghișeu, de regulă cu datele firmei și ale solicitantului. |
| Dovada plății contravalorii registrului | Se achită la ghișeu sau, unde este posibil, în avans, prin virament. |
| Certificat constatator recent, dacă se cere | Unele ghișee îl solicită pentru confirmarea punctului de lucru pentru care se cumpără registrul. |
Actele exacte cerute diferă ușor de la o administrație financiară la alta, deci cel mai sigur este să suni înainte de a merge la ghișeu.
Cât costă registrul unic de control
Prețul este simbolic, în jur de 30 până la 40 lei, în funcție de administrația financiară de la care îl cumperi. Nu este vorba de o taxă fiscală propriu zisă, ci de contravaloarea tipăririi și numerotării registrului, ștampilat de instituție.
Plata se face de regulă la ghișeu, în numerar sau cu cardul. Păstrează chitanța sau bonul fiscal primit, este dovada că firma și a respectat obligația legală în termenul de 30 de zile.
În cât timp trebuie obținut registrul unic de control
Termenul legal este de 30 de zile de la data înregistrării firmei, PFA, II sau IF la registrul comerțului. Aceeași regulă se aplică separat pentru fiecare punct de lucru înființat ulterior, calculat de la data înregistrării acelui punct de lucru.
Tratează cumpărarea registrului ca pe un pas obligatoriu al listei de înființare, alături de deschiderea contului bancar sau semnarea contractului pentru sediu, nu ca pe ceva amânabil.
Câte registre îți trebuie: sediu și puncte de lucru
Regula este simplă: un registru pentru fiecare locație înregistrată, indiferent dacă este vorba de sediul social sau de un punct de lucru. Registrul rămâne fizic la locația pentru care a fost cumpărat, pentru că acolo se poate prezenta unui inspector care controlează punctul de lucru respectiv.
De exemplu, o firmă cu sediul social în orașul de înregistrare și cu două puncte de lucru în alte două localități are nevoie de trei registre unice de control, fiecare cumpărat de la administrația financiară a locației respective. Vezi și lista completă a registrelor obligatorii pentru o firmă.
Cine scrie în el și ce se consemnează
Un detaliu ignorat de multe firme: administratorul nu completează registrul. Rândurile se scriu exclusiv de organul de control, în timpul sau la finalul vizitei.
Ce se consemnează, de regulă, la fiecare vizită:
- denumirea instituției care efectuează controlul;
- numele și funcția persoanelor care au efectuat controlul;
- obiectul controlului, adică ce anume a fost verificat;
- data începerii și data încheierii controlului;
- numărul și data actului de control încheiat, de exemplu proces verbal sau notă de constatare.
Rolul administratorului este să prezinte registrul, să îl pună la dispoziția inspectorului și să îl păstreze intact între controale, fără să adauge sau să șteargă ceva din el.
Ce faci când vine un inspector
Un control nu trebuie să te ia complet prin surprindere dacă registrul și restul documentelor sunt în ordine. Pașii de mai jos se aplică indiferent de instituția care face controlul.
- Verifici legitimația inspectorului și, dacă se prezintă, ordinul de control sau delegația care arată instituția și motivul vizitei.
- Prezinți registrul unic de control al locației controlate, sediu sau punct de lucru, exact cel corespunzător adresei respective.
- Laşi inspectorul să scrie în registru. Nu completezi tu rândurile, doar pui registrul la dispoziție.
- Pui la dispoziție documentele cerute, de la facturi până la evidența vehiculelor. Vezi lista completă din ghidul despre documentele cerute la controlul ANAF.
- Pentru vehiculele firmei, ai la îndemână foile de parcurs ale perioadei verificate, împreună cu dovada procentului de deductibilitate aplicat cheltuielilor auto.
- Soliciți o copie a actului de control încheiat la finalul vizitei, indiferent dacă este proces verbal, notă de constatare sau alt document.
- Arhivezi actul de control alături de registrul unic de control și de celelalte registre obligatorii ale firmei.
Amenzile pentru registrul unic de control
Legea 252/2003 prevede sancțiuni distincte pentru două situații diferite: firma nu are deloc registru achiziționat în termen, respectiv firma are registru, dar nu îl prezintă la control.
| Situație | Amendă |
|---|---|
| Neachiziționarea registrului în termenul de 30 de zile de la înregistrare | 500 până la 1.000 lei |
| Neprezentarea registrului la solicitarea organului de control | 1.000 până la 2.000 lei |
Cele două amenzi se pot aplica separat: o firmă care nici nu a cumpărat registrul și este surprinsă fără el la control riscă, în teorie, ambele sancțiuni, pentru fapte distincte.
Ce se întâmplă dacă îl pierzi
Dacă registrul unic de control se pierde, se deteriorează sau se rătăcește la o mutare de sediu, primul pas este să anunți administrația financiară de la care a fost cumpărat. De regulă se solicită eliberarea unui duplicat, pe baza unei cereri și, în multe cazuri, a unei declarații pe propria răspundere privind împrejurările pierderii.
Până la eliberarea duplicatului, păstrează dovada demersului început, de exemplu numărul de înregistrare al cererii depuse. Dacă între timp are loc un control, aceasta arată bună credință.
Procedura exactă de eliberare a duplicatului poate diferi ușor de la o administrație financiară la alta. Pentru orice situație concretă, mai ales dacă lipsa registrului coincide cu un control iminent, cere sfatul contabilului sau al unui consultant fiscal înainte de a acționa.
Întrebări frecvente
Ce este registrul unic de control?
Este documentul în care organele de control consemnează, la fiecare vizită, obiectul controlului, actul încheiat, data și durata inspecției, precum și numele persoanelor care au efectuat controlul. Este reglementat de Legea 252/2003 și este obligatoriu pentru orice firmă, PFA, întreprindere individuală sau întreprindere familială din România.
Cine este obligat să aibă registru unic de control?
Toate persoanele juridice înregistrate la registrul comerțului, SRL, SA și celelalte forme de societate, dar și PFA, întreprinderile individuale și cele familiale. Obligația se naște din momentul înregistrării, indiferent dacă firma are deja activitate, angajați sau venituri.
De unde se cumpără registrul unic de control?
Se ridică de la administrația financiară în a cărei rază teritorială se află sediul social sau punctul de lucru. Nu se cumpără de la librării și nici online, la nivel național. Cumpărarea se face pe baza actelor firmei, prin cerere completată la ghișeu.
Cât costă registrul unic de control?
Prețul este mic, în jur de 30 până la 40 lei, în funcție de administrația financiară de la care îl cumperi. Suma se achită la ghișeu sau, unde este posibil, prin virament, în schimbul unei chitanțe care rămâne document justificativ pentru firmă.
În cât timp trebuie cumpărat registrul unic de control?
În termen de 30 de zile de la înregistrarea firmei la registrul comerțului. Același termen se aplică și punctelor de lucru înființate ulterior, calculat de la data înregistrării punctului de lucru respectiv.
Câte registre unice de control trebuie să am?
Câte unul pentru sediul social și câte unul pentru fiecare punct de lucru înregistrat. O firmă cu trei puncte de lucru, pe lângă sediu, are nevoie de patru registre unice de control, fiecare cumpărat de la administrația financiară de care aparține locația respectivă.
Se poate cumpăra registrul unic de control online?
Nu, la nivel general. Registrul se eliberează fizic, la ghișeul administrației financiare. Unele administrații permit programarea online a întâlnirii pentru ridicare, dar ridicarea efectivă a registrului tipărit se face tot la ghișeu, contra unei dovezi de plată.
PFA are nevoie de registru unic de control?
Da. Obligația se aplică identic pentru PFA, întreprindere individuală și întreprindere familială, la fel ca pentru SRL. Mulți titulari de PFA cred, greșit, că obligația privește doar societățile comerciale, iar lipsa registrului la un control se sancționează la fel, indiferent de forma de organizare.
Cine scrie în registrul unic de control?
Fiecare organ de control care efectuează o inspecție înscrie el însuși în registru datele controlului, instituția, numele inspectorilor, obiectul controlului și data actului încheiat. Administratorul firmei nu completează aceste rânduri, doar prezintă registrul și îl păstrează.
Cine poate ridica registrul unic de control în locul administratorului?
O persoană împuternicită, pe bază de delegație sau împuternicire scrisă, însoțită de actul de identitate și de o copie a certificatului de înregistrare al firmei. Actele exacte cerute diferă de la o administrație la alta, deci e util să suni înainte.
Ce se întâmplă dacă nu am registru unic de control la control?
Inspectorul consemnează lipsa în actul de control și se aplică o amendă între 1.000 și 2.000 lei pentru neprezentare. Dacă firma nici nu l a achiziționat vreodată în termenul de 30 de zile, se aplică separat amenda pentru neachiziționare, între 500 și 1.000 lei.
Ce fac dacă pierd registrul unic de control?
Anunți administrația financiară de la care l ai cumpărat și soliciți eliberarea unui duplicat, de regulă pe baza unei cereri și a unei declarații privind pierderea. Păstrează dovada demersului făcut, utilă dacă între timp are loc un control.