De ce contează aceste registre
Multe firme mici și PFA descoperă existența unui registru obligatoriu abia la un control, când este prea târziu să îl completeze retroactiv fără să atragă atenția. Documentele obligatorii nu sunt birocrație decorativă, sunt dovada scrisă a felului în care firma îți conduce activitatea, de la contractele de muncă până la calculul impozitului.
Pagina de față adună, în același loc, registrele cel mai des cerute unei firme sau unui PFA din România, cu explicații despre ce este fiecare, cine este obligat să îl aibă, de unde provine și ce se întâmplă dacă lipsește. Pentru detalii complete despre unul dintre ele, registrul unic de control, vezi ghidul dedicat, iar pentru ce anume verifică efectiv un inspector la un control, vezi checklistul pentru controlul ANAF.
Toate registrele, în tabel
| Registru | Cine trebuie să îl aibă | Rol |
|---|---|---|
| Registrul unic de control | SRL, SA, PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială | Consemnează vizitele organelor de control la sediu și la fiecare punct de lucru. |
| Registrul de evidență fiscală | Plătitori de impozit pe profit, uneori și activități independente | Urmărește elementele care ajustează rezultatul contabil pentru calculul impozitului. |
| Registrul general de evidență a salariaților (REVISAL) | Orice angajator, indiferent de numărul de angajați | Înregistrează contractele individuale de muncă și modificările lor. |
| Registrul de încasări și plăți | PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială | Evidența simplificată a încasărilor și plăților legate de activitate. |
| Registrul jurnal | Firme cu contabilitate în partidă dublă | Înregistrează cronologic toate operațiunile economice ale firmei. |
| Registrul inventar | Firme cu contabilitate în partidă dublă | Consemnează rezultatele inventarierii periodice a patrimoniului firmei. |
| Cartea mare | Firme cu contabilitate în partidă dublă | Centralizează, pe conturi, toate înregistrările din registrul jurnal. |
| Registrul inventar pentru mijloace fixe | Firme cu mijloace fixe în patrimoniu, inclusiv vehicule | Evidența bunurilor amortizabile, cu durata de utilizare și valoarea rămasă. |
| Registrul de bani lichizi (registrul de casă) | Firme care lucrează cu numerar | Consemnează încasările și plățile în numerar, zilnic. |
Nu toate registrele din tabel se aplică oricărei firme. Secțiunile de mai jos explică pe rând cele mai importante, cu accent pe cele care se cer, în practică, la aproape orice control.
Registrul de evidență fiscală
Registrul de evidență fiscală apare acolo unde rezultatul contabil și cel fiscal nu coincid perfect. Se folosește pentru a urmări, în ordine cronologică, elementele care ajustează baza de calcul a impozitului pe profit, de exemplu diferențele legate de amortizare, provizioane sau alte cheltuieli cu regim fiscal special.
Nu există un model de registru de evidență fiscală tipizat, obligatoriu la nivel național. Structura minimă cuprinde, de regulă, coloane pentru data operațiunii, explicația ei, suma înregistrată contabil și suma admisă fiscal. Multe firme îl țin direct în programul de contabilitate, sub formă de raport generat automat, nu ca document separat, pe hârtie.
Dacă nu ești sigur dacă firma ta trebuie să țină acest registru și în ce format, intreabă direct contabilul care îți depune declarațiile fiscale. Necesitatea lui depinde de complexitatea operațiunilor, nu de mărimea firmei.
Registrul unic de control
Cel mai cunoscut și, statistic, cel mai des verificat dintre toate. Este obligatoriu pentru SRL, PFA, întreprindere individuală și întreprindere familială, se cumpără de la administrația financiară în 30 de zile de la înregistrare și trebuie să existe câte un exemplar pentru sediu și pentru fiecare punct de lucru.
Legea 252/2003 prevede amenzi separate pentru neachiziționarea în termen, între 500 și 1.000 lei, respectiv pentru neprezentarea lui la control, între 1.000 și 2.000 lei. Pentru explicația completă, cu tabel de acte necesare și pași concreți pentru o vizită de control, vezi ghidul dedicat registrului unic de control.
Registrele legate de salariați
Din momentul în care firma angajează prima persoană, apar obligații suplimentare de evidență, distincte de registrele legate strict de activitatea economică.
- Registrul general de evidență a salariaților (REVISAL)Platforma electronică în care se înregistrează fiecare contract individual de muncă și modificările ulterioare, de exemplu salariul sau funcția.
- Dosarele de personalContractele de muncă, actele adiționale, deciziile interne legate de fiecare angajat.
- Condica de prezență sau echivalentul electronicEvidența orelor lucrate, folosită pentru statele de plată.
- Registrul de instructaj privind securitatea și sănătatea în muncăObligatoriu pentru orice angajator, indiferent de domeniul de activitate.
O firmă fără angajați, de exemplu un PFA fără personal sau un SRL condus doar de asociatul unic, nu are obligațiile din această categorie, dar le capătă imediat ce apare primul contract de muncă.
Registrele contabile de bază
Pentru firmele cu contabilitate în partidă dublă, legea contabilității cere ținerea a trei registre de bază, în practică generate automat de orice program de contabilitate serios, dar obligatorii ca existență și conținut.
| Registru | Ce conține |
|---|---|
| Registrul jurnal | Toate operațiunile economice ale firmei, în ordine cronologică, cu data și explicația fiecăreia. |
| Registrul inventar | Rezultatele inventarierii periodice a patrimoniului, bunuri, creanțe, datorii. |
| Cartea mare | Centralizarea, pe fiecare cont contabil, a înregistrărilor preluate din registrul jurnal. |
PFA, întreprinderea individuală și întreprinderea familială au o variantă simplificată, prin registrul de încasări și plăți, alături de un registru inventar propriu, dacă dețin bunuri folosite în activitate, de exemplu un vehicul sau echipamente.
Alte registre, în funcție de activitate
Pe lângă registrele de bază, valabile pentru aproape orice firmă, mai apar și obligații specifice unor domenii sau situații particulare.
- Registrul de casă, pentru firmele care încasează sau plătesc frecvent în numerar.
- Registrul de mijloace fixe, pentru evidența bunurilor amortizabile, inclusiv vehiculele din patrimoniul firmei. Vezi și regulile de deducere pentru cheltuielile auto și cele pentru cheltuielile deductibile la PFA și SRL.
- Registrul unic de evidență a producției, specific unor domenii de producție sau prelucrare.
- Alte registre sectoriale, de exemplu în transport, alimentație publică sau construcții, stabilite prin reglementări proprii ale domeniului.
Ce se întâmplă dacă lipsesc
Consecințele diferă de la un registru la altul. Pentru registrul unic de control, legea prevede amenzi clare, menționate mai sus. Pentru celelalte registre, riscul principal este, de multe ori, imposibilitatea de a justifica o operațiune sau o cheltuială, cu recalcularea impozitelor datorate, chiar dacă nu există mereu o amendă separată, dedicată exclusiv lipsei registrului respectiv.
Această listă are scop de organizare internă și de pregătire pentru un eventual control. Consecințele exacte ale lipsei fiecărui registru, precum și formatul potrivit pentru firma ta, se stabilesc împreună cu contabilul, în funcție de forma de organizare, domeniul de activitate și numărul de angajați.
Întrebări frecvente
Ce este registrul de evidență fiscală?
Este registrul în care se înregistrează, în ordine cronologică, elementele care influențează baza impozabilă pentru impozitul pe profit sau pe venit, atunci când există diferențe între rezultatul contabil și cel fiscal. Se folosește pentru a justifica modul de calcul al impozitului declarat.
Cine trebuie să țină registrul de evidență fiscală?
Plătitorii de impozit pe profit și, în anumite situații, cei care realizează venituri din activități independente, atunci când apar ajustări între rezultatul contabil sau financiar și cel impozabil. Contabilul firmei stabilește dacă și în ce formă se completează, în funcție de complexitatea operațiunilor.
Unde găsesc model de registru de evidență fiscală?
Nu există un formular tipizat unic, obligatoriu pentru toate firmele. Structura minimă cuprinde de regulă coloane pentru data, explicația operațiunii, suma din contabilitate și suma admisă fiscal. Modelul concret folosit de firma ta se stabilește împreună cu contabilul, în funcție de programul de contabilitate folosit.
PFA ține registru de evidență fiscală?
De regulă nu, pentru că evidența unui PFA se ține prin registrul de încasări și plăți, o formă simplificată. Registrul de evidență fiscală devine relevant mai ales acolo unde apar ajustări între rezultatul contabil complet și cel impozabil, situație tipică firmelor cu contabilitate în partidă dublă.
Ce se întâmplă dacă lipsește un registru obligatoriu la un control?
Consecințele diferă de la un registru la altul. Pentru registrul unic de control există amenzi expres prevăzute de lege. Pentru celelalte registre, lipsa lor poate duce la imposibilitatea justificării unor cheltuieli sau operațiuni, cu recalcularea obligațiilor fiscale, chiar dacă sancțiunea nu este mereu o amendă separată. Confirmă cu contabilul consecințele exacte pentru fiecare registru.
Ce este registrul general de evidență a salariaților?
Este registrul electronic, cunoscut și ca REVISAL, în care se înregistrează fiecare contract individual de muncă, alături de modificările lui, de exemplu salariul, funcția sau data încetării. Este obligatoriu pentru orice angajator, indiferent de numărul de angajați.
Registrul unic de control este același lucru cu registrul de evidență fiscală?
Nu, sunt documente complet diferite. Registrul unic de control consemnează vizitele organelor de control la firmă, în timp ce registrul de evidență fiscală urmărește elementele de calcul al impozitului. Pentru detalii complete despre primul, vezi ghidul dedicat registrului unic de control.
Un SRL fără angajați are nevoie de toate registrele din listă?
Nu. Unele registre depind de existența angajaților, de exemplu registrul general de evidență a salariaților sau registrul intrărilor și ieșirilor de personal detașat. Registrele legate de firma însăși, de exemplu registrul unic de control sau evidența contabilă de bază, rămân obligatorii indiferent de numărul de angajați.
Ce documente sunt obligatorii pentru o firmă nou înființată?
În primele săptămâni contează în special registrul unic de control, cumpărat în termen de 30 de zile de la înregistrare, și evidența contabilă de bază, stabilită împreună cu contabilul. Celelalte registre devin relevante pe măsură ce apar angajați, vehicule sau operațiuni specifice care le cer.